¿Qué debemos tener en cuenta para elegir la mejor herramienta de gestión de ventas?

A la hora de escoger una herramienta de gestión de ventas, lo primero que tenemos que saber es cuáles son las necesidades de nuestra actividad y de la empresa, así como las funcionalidades que se requieren. De esta manera, podremos marcar las premisas necesarias y comprobar entre las diferentes soluciones del mercado aquella que mejor se adapte a lo que buscamos.

Para poder realizar una correcta valoración, debemos tener en mente los siguientes puntos básicos:

Alta y gestión de contactos

• La herramienta debe facilitarnos el alta y la modificación de un contacto nuevo o existente con campos básicos como Nombre, teléfono y correo.
• Carga automática de contactos. Disponibilidad para realizar cargas masivas de contactos para evitar el uno a uno o la adquisición de bases de datos. Esto agilizará la carga de los contactos y evitaremos invertir tiempo del equipo, que puede utilizarlo para otras tareas más rentables.
• Sistema de búsqueda. Motor simple de búsqueda rápida de los contactos.
• Personalización y ordenación de los campos de contacto para facilitar la gestión. Cada empresa trabaja de manera diferente y deben poderse personalizar y ordenar los campos de acuerdo a los distintos sistemas de trabajo.

Seguimiento del cliente y de clientes potenciales

• Registro de toda la actividad realizada con el cliente:
• Llamadas. Registro de todas las llamadas realizadas.
• Mails. Correo Integrado en el sistema para el registro de toda la comunicación.
• Comentarios. Registro de todo lo comentado con el cliente o potencial.
• Reuniones. Agenda de reuniones que nos permita convocar a los diferentes asistentes.
• Agenda de seguimiento. Calendario con agenda de las diferentes tareas registradas para su óptima gestión.
• Traspaso del contacto a los diferentes interlocutores dentro de la empresa que van teniendo relación con el cliente a medida que avanza el funnel de venta.
• Histórico de la actividad por usuario que permita identificar quién ha realizado cada tarea en los distintos puntos del proceso de venta.

Oportunidades de Venta

El proceso de gestión de oportunidades de venta debe estar orientado a la forma que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa y al equipo de venta. Por ello, es muy importante que el equipo de ventas intervenga en la validación de este punto a la hora de elegir la herramienta. Campos imprescindibles:

• Estado. Debemos poder definir los diferentes estados del proceso de venta y que se puedan integrar en las oportunidades.
• Pesos de los estados. Este punto nos facilitará la elaboración de previsiones mensuales, trimestrales y anuales.
• Motivos de No compra. Importante poder personalizarlos a las necesidades de la actividad que realizamos.
• Fechas previstas de cierre. Para poder hacer previsiones de venta.
• Fecha de apertura de oportunidad. Es la manera de controlar la actividad de los comerciales.

Tareas

Es muy importante para el correcto seguimiento de Clientes y potenciales Clientes contar con un apartado de tareas agendadas que sirva para priorizar el trabajo diario de los comerciales y asegurar el contacto cuando lo tengamos planificado.

Integración de correo electrónico

Es necesario valorar el sistema de comunicación principal de tu equipo comercial. Si no están acostumbrados a trabajar con un sistema como éste, entonces es más importante la integración del correo. En primer lugar, porque les facilitará el trabajo. Pero, además, porque toda la actividad quedará reflejada en el cliente y esto contribuirá a saber en qué situación se encuentra el cliente en todo momento, independientemente de la persona que lo esté gestionando o de si su gestor está de baja o de vacaciones.

Gestión de propuestas

La herramienta debe ofrecer la funcionalidad de poder gestionar y enviar las propuestas a los clientes o potenciales, además de guardar todo el histórico de estas acciones en la ficha de cliente.

Gestión de Documentos

Posibilidad de almacenar documentos relacionados con el cliente en su ficha para la gestión del histórico y una recuperación fácil de esta información.

Automatización del flujo de trabajo

La herramienta debe dar la opción de crear flujos de trabajo automatizados para activar acciones y/o envío de recordatorios de las diferentes tareas repetitivas.

Es importante tener en cuenta el tiempo que ahorrará el equipo comercial con esta automatización de tareas repetitivas y ser consciente de que este tiempo lo podrán emplear en tareas más productivas que generen negocio. Por este motivo, vale la pena pagar un poco más por esta funcionalidad, ya que, a medio y largo plazo, acabará amortizándose.

Informes y análisis

Debe facilitar la elaboración tanto de los informes estándar que tenga la herramienta como de informes a medida según la actividad de tu empresa. De esta forma, será más fácil la toma de decisiones, la valoración de la actividad y la gestión de los comerciales. También podrán crearse planes de acción y ejecutar las correcciones necesarias para conseguir los objetivos marcados.