Què hem de tenir en compte per escollir la millor eina de gestió de vendes?

A l'hora d'escollir una eina de gestió de vendes, el primer que hem de saber és quines són les necessitats de la nostra activitat i de l'empresa, així com les funcionalitats que es requereixen. D'aquesta manera, podrem marcar les premisses necessàries i destriar d’entre les diferents solucions del mercat aquella que millor s'adapta a allò que busquem.

Per poder realitzar una correcta valoració, hem de tenir en ment els següents punts bàsics:

Alta i gestió de contactes

• L'eina ha de facilitar l'alta i la modificació d'un contacte nou o existent amb camps bàsics com nom, telèfon i correu.
• Càrrega automàtica de contactes. Disponibilitat per realitzar càrregues massives de contactes per evitar l'un a un o l'adquisició de bases de dades. Això agilitzarà la càrrega dels contactes i evitarem invertir temps de l'equip, que pot utilitzar-lo en d’altres tasques més rendibles.
• Sistema de cerca. Motor simple de cerca ràpida dels contactes.
• Personalització i ordenació dels camps de contacte per facilitar la gestió. Cada empresa treballa de manera diferent i s'han de poder personalitzar i ordenar els camps d'acord amb els diferents sistemes de treball.

Seguiment del client i de clients potencials

• Registre de tota l'activitat realitzada amb el client:
• Trucades. Registre de totes les trucades realitzades.
• Mails. Correu integrat en el sistema per al registre de tota la comunicació.
• Comentaris. Registre de tot el què s’hagi comentat amb el client o potencial.
• Reunions. Agenda de reunions que ens permeti convocar als diferents assistents.
• Agenda de seguiment. Calendari amb agenda de les diferents tasques registrades per a una òptima gestió.
• Traspàs del contacte als diferents interlocutors dins de l'empresa que hi van tenint relació a mesura que avança el funnel de venda.
• Històric de l'activitat per usuari que permeti identificar qui ha realitzat cada tasca en els diferents punts del procés de venda.

Oportunitats de Venda

El procés de gestió d'oportunitats de venda ha d'estar orientat a la manera que millor s'ajusti a les necessitats de l'empresa i de l'equip de vendes. Per això, és molt important que l'equip comercial intervingui en la validació d'aquest punt a l'hora de triar l'eina. Camps imprescindibles:

• Estat. Hem de poder definir els diferents estats del procés de venda i que es puguin integrar en les oportunitats.
• Pesos dels estats. Aquest punt ens facilitarà l'elaboració de previsions mensuals, trimestrals i anuals.
• Motius de No compra. Important poder personalitzar les necessitats de l'activitat que realitzem.
• Dates previstes de tancament. Per poder fer previsions de venda.
• Data d'obertura d'oportunitat. És la manera de controlar l'activitat dels comercials.

Tasques

És molt important per al correcte seguiment de Clients i potencials clients, comptar amb un apartat de tasques agendades que permeti prioritzar el treball diari dels comercials i assegurar el contacte quan estigui planificat.

Integració de correu electrònic

És necessari valorar el sistema de comunicació principal del teu equip comercial. Si no estan acostumats a treballar amb un sistema com aquest, llavors, és més important la integració del correu. En primer lloc, perquè els facilitarà la feina. Però, a més, perquè tota l'activitat quedarà reflectida en el client i això contribuirà a saber en quina situació es troba el client en tot moment, independentment de la persona que l'estigui gestionant o de si el seu gestor està de baixa o de vacances.

Gestió de propostes

L'eina ha d'oferir la funcionalitat de poder gestionar i enviar les propostes als clients o potencials, a més de guardar tot l'històric d'aquestes accions en la fitxa de client.

Gestió de Documents

Possibilitat d'emmagatzemar documents relacionats amb el client en la seva fitxa per a la gestió de l'històric i una recuperació fàcil d'aquesta informació.

Automatització del flux de treball

L'eina ha de donar l'opció de crear fluxos de treball automatitzats per activar accions i/o enviament de recordatoris de les diferents tasques repetitives.

És important tenir en compte el temps que estalviarà l'equip comercial amb aquesta automatització de tasques repetitives i ser conscient que aquest temps el podran emprar en tasques més productives que generin negoci. Per aquest motiu, val la pena pagar una mica més per aquesta funcionalitat, ja que, a mitjà i llarg termini, s’acabarà amortitzant.

Informes i anàlisi

Ha de facilitar l’elaboració tant d’informes estàndar que tingui l'eina com d’informes a mida segons l'activitat de la teva empresa. D'aquesta manera, serà més fàcil la presa de decisions, la valoració de l'activitat i la gestió dels comercials. També es poden crear plans d'acció i executar les correccions necessàries per aconseguir els objectius marcats.